电子文件管理 国家及行业标准

(一)《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》

《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T 17678-1999)由国家质量技术监督局批准,于1999年10月1日起实施。该标准包含“电子文件归档与档案管理”和“光盘信息组织结构”两部分。其中,第一部分:“电子文件归档与档案管理”主要适用于“光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案”,“已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围,但可参照本标准中的规定”(见第一条)。
第二部分主要介绍以光盘为存储介质的CAD电子文件光盘档案系统,详见标准原文。

(二)《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》(GB/T 17679-1999)

《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》(以下简称《一致性测试》)全篇共七条,该标准规定了CAD电子文件光盘存储归档一致性测试的基本框架和测试方法,主要适用于CAD电子文件光盘存储格式的一致性测试,也适用于CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统的一致性测试,但不涉及CAD电子文件以外的光盘存储和归档管理测试(见第一条)。该标准的使用者可以是软件测试人员及开发人员。

(三)《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)

《电子文件归档与管理规范》(以下简称《规范》)于2002年12月4日起发布,并于2003年5月1日起正式实施。该标准对我国电子文件归档与管理做出了统一规范,使数字档案馆建设的具体操作有了较为详尽的参考标准。
该标准适用于“党政机关产生的电子文件的归档与管理”。邱晓威等撰文强调“《规范》中所指的电子文件主要是公务活动中产生的电子文件,及公文类电子文件。其中不包括艺术类和科技电子文件,当然更不包括图书等类型的电子文件”。但标准同时指出“其他社会组织的电子文件管理可参照本标准”。
 
三、行业标准

(一)《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)

国家档案局于1996年2月26日发布《磁性载体档案管理与保护规范》,并于1996年10月1日起正式实施。作为较早的标准文件,该标准根据当时的技术发展水平对磁性载体文件在归档前、归档时、归档后的一系列过程提出管理要求。

(二)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)

“数字档案馆的(档案)来源有两种形式:一种是传统档案数字化。另一种是电子文件直接进馆。由于我国计算机的起步较晚,存在着大量的传统纸质档案,因而组建数字档案馆就需首先将90%的传统档案数字化。” 《纸质档案数字化技术规范》就是应此需要而制定的,并于2005年9月1日开始正式实施。
该标准“规定了纸质档案数字化的主要技术要求,适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理”。其援引的规范性文件包括《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》和《电子文件归档与管理规范》等,并对相关术语做出了定义说明。

(三)《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T32-2005)

国家档案局于2005年4月30日发布行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》(以下简称《规则》),并于2005年9月1日起实施。《规则》适用于“公务电子邮件的归档与管理”,所辖范围具体包括“国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务邮件”。

(四)《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163-2006)

《中国档案机读目录格式》是指导数字档案馆建设最为重要的标准之一,对于档案目录数据库的建设具有重要作用。本书第六章第二节曾经介绍过该标准与数字档案元数据之间的关系。该标准由国家档案局提出,根据国际标准化组织ISO2709:1996《信息与文献信息交换格式》编写。该标准的执行格式是根据国际图书馆协会和机构联合会制定的《国际机读目录格式》和国际档案理事会制定的《国际标准档案著录规则(总则)》并结合我国档案机读目录著录的实际编写的,于2006年正式颁布。标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式,适用于档案目录数据库的建立和档案目录数据的处理与交换。

(五)《档案目录通用数据元规范》

《档案目录通用数据元规范(征求意见稿)》(以下简称《规范(征求意见稿)》)是国家档案局联合各相关部门仍在制定之中的行业标准之一。2009年3月19日,国家档案局在上海召开国家档案行业标准专家评审会,与会专家对上海市档案局研究编制的《规范(征求意见稿)》进行审议并提出了修改意见。本标准规范了档案目录管理业务中对于最核心和通用部分的数据最小单元及其描述;明确了档案目录管理业务中各个业务模块需要的最核心和通用部分的最小数据单元。

(六)《电子文件元数据标准》

国家档案局中央档案馆办公室于2008年3月公开征集全国各相关部门对该标准的反馈意见。该意见稿以各级机关、团体、企事业单位和社会组织的电子文件核心元数据(包括原生电子文件与数字化文件)为研究对象,对数字档案馆建设设计的通用术语和专有概念进行了定义说明,并对元数据建设过程中所涉及的概念模型、元数据集、元数据元素定义方法、定义及其描述等进行了详细规范。文后还包括“电子文件元数据标准应用指南”、“信息总体封装格式”、“电子文件元数据相关编码体系”、“电子文件元数据与都柏林核心元数据(Dublin core)的映射关系”及文件类型方案等四大附录,对标准的具体实施提供了详尽说明,从一个方面体现出该标准的中国特色及其国际通用性,是为数字档案馆标准化建设所做的积极尝试。

(七)《电子文件管理细则》

随“电子文件元数据标准”同时征求意见反馈的还包括“电子文件管理细则”。该标准包括“文书电子文件元数据方案”、“电子文件长期保存格式需求”和“基于XML的电子文件封装规范”三个部分。第一部分对电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕捉、著录提出了一般要求;第二部分则关注于电子文件长期保存格式的需求,为数字档案的长期存取提供了技术规范参考和选择标准;第三部分规定了基于XML的电子文件封装格式和要求,其中封装对象主要包括文本文件和静态图像文件等。

(八)其他的机读档案目录交换格式

除了《中国档案机读目录格式》之外,还有一些针对某一特定历史时期数字档案的目录交换标准,如1999年10月1日正式实施的《革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式》(DA/T 17.5-1995)、1999年12月1日开始实施的《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》(DA/T 20.4-1999)、2005年9月1日实施的《明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式》(DA/T 33-2005)等。这些标准针对特定历史档案的数字版本管理提出了一定的规范指导,可作为专门类别数字档案管理的依据。