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电子文件管理 国外参考标准

1、 文件管理

《ISO 15489：信息与文献-文件管理》（Information and Documentatio– Records Management），是如今最知名的电子文件管理标准，由国际标准化组织于2001年发布。该标准分为两部分。第一部分称为“通则”，提供用于文件保存的顶层架构。重点强调了电子文件管理的益处，调整因素对电子文件管理工作的影响以及正式指定一个机构负责电子文件管理的重要性。还有文件管理要求、优质文件保存系统的组成部分和涉及文件管理的真实过程，例如文件捕获、分类、利用、存储、访问等等都有描述。结尾部分为文件管理审计操作分析和相关的培训要求。第二部分称为“指南”，针对第一部分描述的框架提出更为详尽的指导。例如，描述了文件管理政策的元素和责任声明，总结了设计和实现有效的文件管理系统的步骤。也提供了文件处理和控制发展相关的实际指导，例如创建标准术语辞典、开发利用方案、创建文件的安全和访问控制、存储和处置。最后对创建监控和审计文件系统的程序，对员工文件管理培训提供了指导。此外，其它正在被使用的文件管理标准还有，澳大利亚的AS ISO 15489、英国的BS ISO 15489 等。

2、功能需求

（1）美国：DOD 5101.20DOD 5101.20 是美国国防部(简称：DOD)于1997 年发布的正式文件管理标准，2007 年升级后，命名为DOD 5015.02-STD，即《电子文件管理软件应用设计评价标准》。该标准阐述了用于美国国防部的文件管理应用软件的功能需求，包括对系统接口的需求和文件管理应用必须支持的搜索条件，描述了文件管理最低限度的要求，也就是必须遵照执行美国国家档案和文件管理（NARA）的规定。DOD标准并没有集中于综合性的文件管理规范，而是具体提出选用电子文件管理软件必须遵守而又合乎需要的功能需求。因此，该指南特别专注于计算机化的文件保管环境。

（2）欧洲：MoReq2
《电子文件管理模型需求》（简称为MoReq）出版于2001年，描述了用于管理电子文件的合适要求。2008 年，MoReq升级为MoReq2，主要关注电子文件管理系统应当能够实现的功能，为的是实现电子文件的真实证据价值。例如，MoReq2要求任一被选用的软件都能够履行若干重要文件管理功能。表1 列出了MoReq2标准中确认的重要功能需求。为了确保电子文件的真实可靠性，文件管理机构必须能够履行这些要求。与美国DOD 标准不同的是，MoReq2 并非仅仅关注计算机系统的操作方面，而且还描述了电子文件管理操作时应该遵循的基本要求，目的是确保电子文件能够妥善管理，不管何时均能保证存取，然后妥善处置。

3、档案元数据

数字档案馆的元数据是用来描述数字档案的内容、结构及背景特征的数据，目的是对数字档案信息资源进行组织、管理、发现、识别、选择、定位、开发、利用和评价，追踪档案在管理和使用过程中的变化，有助于实现数字档案信息资源的凭证价值、集成整合与长期保存。
目前常见的档案元数据标准主要有：

（1）ISAD（G）
ISDA（G）即《国际档案著录标准（总则）》，由国际档案理事会（ICA于1993年制定发布，并于2000 年发布了第二版。ISDA（G）的目标是通过建立准确、恰当的档案著录项目，将它们组织在一个具有一致性的预设模型中，达到对档案背景和内容的鉴定和解释，并使这些档案具有较强的可用性。对档案的相关著录过程开始于文件形成之前，并且连续贯穿于文件的整个生命周期，从而确保文件的可靠性、可信性、可理解性和可持久性。ISAD（G）第二版为多级著录。档案多级著录的原则是以档案的尊重全宗理论为基础。

（2）EAD
EAD 即《档案编码著录》主要用于著录档案和手稿资源，包括文本文档、电子文档、可视材料和声音记录。最早是美国伯克利加利福尼亚大学图书馆发起的伯克利检索工具项目中提出的，1998年完成了第一版EAD 标准，主要有四部分组成，其中EAD DTD 是该标准的主体部分。EAD DTD 是基于ISAD(G)之上的一部档案著录交流标准。它是以通用标准语言(SGML)和扩展标记语言(XML)文件类型定义(DTD)的形式存在的。EAD2002 版在第一版的基础上新增了“实体技术”这个元素，由EAD DTD1.0 版的145 个元素变为146 个元素。

（3）ISAAR(CPF)
ISAAR(CPF)即《法人、个人及家庭背景信息国际档案规范文本》。修订和完善1996 年第1 版ISAAR（CPF）是ICA 著录标准委员会2001 年至2004 年间的主要任务，它为描述形成档案的法人、个人以及家庭提供了一个标准工具。在著录系统中创建既相互分离又互有联系的档
案形成者的描述，为获取以及管理最有助于发现、利用和理解档案的背景信息提供了一个有效而灵活的手段。

（4）ISDF
2008 年，ICA 发布了ISDF 即《职能著录的国际标准》第一版。其目的是为法人团体履行职能提供一致性的认定标准。职能著录意在对根据ISAD（G）产生的文件和按照ISAAR（CPF）产生的官方文件补充著录，因此可获取文件创建者与完成工作相关扩展信息，而不管他们是否法人团体、个人或是家庭。

（5）ISDIAH
2008 年，ICA 发布了ISDIAH《档案保存机构著录的国际标准》。该标准的发布意在将其与ISAD（G）和ISAAR(CPF)联合使用，从而捕获有关档案保存机构的信息并使该信息标准化，从而支持用户访问档案馆藏。

4、数字保存

用于数字保存的最重要的规范是OAIS 即《开放档案信息系统参考模型》，起初是由空间科学团体开发，目的是为电子档案馆的组织和管理提供通用架构。次后，该模型被全世界信息管理共同体用作数字保存的有效方法。OAIS 模型提出了全方位的档案功能，包括摄取、存储、管理和访问文件。该模型也描述了数字资源归档要求。OAIS作为国际标准《ISO 14721：2003：空间数据和信息转换系统：开放档案信息系统-参考模型》，其术语和概念如今被档案和信息专业人士广泛接受。